Tạo Form cho tập tin PDF

PDF vốn được biết đến là định dạng dùng để chia sẻ sách báo, tài liệu. Nhưng không chỉ dừng lại ở việc xem văn bản nó còn có những khả năng khác như chứa form (biểu mẫu) và ngôn ngữ lập trình giống như một chương trình lập trình thật sự. Để làm được điều này yêu cầu máy tính của bạn cần cài đặt chương trình Adobe Acrobat X Pro (bạn có thể tải về tại địa chỉ http://tinyurl.com/bpnyp).

Sau khi cài đặt xong, bạn mở chương trình rồi chọn File > Create, trong danh sách hiện ra chọn PDF Form. Tiếp theo, bạn chọn tập tin cần tạo biểu mẫu là tập tin PDF có sẵn hoặc một tập tin thuộc định dạng khác. Ngoài ra, nếu bạn tạo tập tin PDF từ bản scan của một tài liệu có chứa biểu mẫu thì chương trình sẽ tự động nhận dạng các công cụ và bạn có thể chỉnh sửa chúng.

1. Thiết kế giao diện form

Cũng như một chương trình lập trình, việc đầu tiên để tạo form là thiết kế giao diện và bổ sung những công cụ cần thiết. Để thực hiện, trong bảng Tasks bạn nhấn nút Add New Field rồi chọn công cụ, sau đó nhấn chuột lên vị trí muốn nó xuất hiện. Chương trình trợ 8 công cụ phổ biến.

Text Field: Hộp văn bản được sử dụng để nhận dữ liệu do người dùng nhập vào hoặc hiển thị các kết quả xử lý.

Check Box: Nhận thông tin từ người dùng theo dạng Yes/No. Nếu trong một nhóm chứa nhiều check box thì bạn có thể chọn một vài hoặc tất cả chúng.

Radio Button: Cũng như check box là công cụ nhận dữ liệu dạng Yes/No. Nhưng chỉ có thể chọn một radio button trong nhóm.

List Box: Hiển thị danh sách các đề mục cho người dùng lựa chọn.

Dropdown: Là sự kết hợp giữa text field và list box. Điểm khác biệt giữa dropdown với list Box là nó chỉ đưa ra những gợi ý và bạn có thể nhập dữ liệu để bổ sung thêm đề mục mới. Mặc định, dropdown không cho phép gõ nội dung, để làm được bạn cần chọn mục Allow user to enter custom text trong thẻ Options.

Button: Thực hiện các xử lý hay xác nhận hành động, thao tác của người dùng.

Digital Signature: Tạo chữ ký số xác định tác giả của dữ liệu. Nó có khả năng cung cấp cho người xem thông tin chi tiết về tài liệu cũng như chủ sở hữu.

Barcode: Mã hóa các công cụ trong form thành mã vạch. Khi các công cụ thay đổi nó cũng sẽ tự thay đổi theo.

Đôi lúc trong các tài liệu không chỉ có biểu mẫu mà còn có văn bản minh họa. Để thêm văn bản bạn có thể soạn thảo trực tiếp trong Acrobat. Trước tiên, bạn mở bảng Content chọn Add or Edit Text Box, rồi nhập vào nội dung. Tuy nhiên, trình soạn thảo của Acrobat không có nhiều tính năng nên nếu văn bản của bạn cần định dạng phức tạp thì bạn có thể soạn trước trong Word. Sau đó mở tập tin Word bằng Acrobat rồi đưa vào những công cụ biểu mẫu.

2. Thiết lập thuộc tính cho các công cụ

Sau khi đưa công cụ vào form, bạn tiến hành thiết lập những thuộc tính cho nó. Bạn nhấn chuột phải lên công cụ chọn Properties. Tùy thuộc vào công cụ mà trong hộp thoại Properties sẽ có các thẻ chức năng khác nhau. Nhưng cơ bản gồm những thẻ sau:

Thẻ General:  Bạn nhập tên cho công cụ trong ô Name, còn ô Tooltip là nơi nhập thông tin sẽ hiển thị khi bạn rê chuột lên nó. Mặc định công cụ sẽ được hiển thị nhưng nếu muốn nó ẩn đi thì bạn chỉ cần thay đổi mục trong Form Field từ Visible thành Hidden.

Thẻ Appearance: Tùy chỉnh về hình dáng và màu sắc của công cụ. Phần Borders and Colors chọn kích thước, màu sắc đường viền và màu nền. Phần Text để định dạng phông chữ.

Thẻ Options: Tùy thuộc vào công cụ mà chương trình sẽ hiển thị những tùy chỉnh khác nhau. Chẳng hạn như Text Field là những chỉnh sửa nâng cao cho ký tự nhập vào như vị trí, giá trị mặc định, kiểm tra lỗi chính tả, giới hạn số ký tự. Check Box, Radio Button là hình dáng cho dấu check…

Thẻ Action: Đây là thẻ quan trọng giúp bạn chọn hành động khi tác động lên công cụ. Phần Select Trigger bạn chọn sự kiện xác định hành động, phần Select Actions chọn sự kiện sẽ xảy ra khi người dùng kích hoạt hành động. Khung Actions hiển thị những hành động mà bạn đã chọn. Nếu như một công cụ có nhiều hành động bạn có thể nhấn nút Up hoặc Down để xác định thứ tự của chúng. Lưu ý: đối với hành động Open a web link khi nhập địa chỉ trang web bạn cần gõ đầy đủ đường dẫn. Chẳng hạn muốn vào trang chủ Google thì phải nhập là http://www.google.com.

3. Lưu dữ liệu trong form

Các tài liệu chứa biểu mẫu có thể dùng làm trang đăng ký xin việc, đăng ký tham gia khóa học hoặc bảng khảo sát ý kiến khách hàng,… Do đó, khi người dùng sử dụng xong thì những thay đổi cần được lưu lại. Để làm được, tài liệu của bạn phải kích hoạt tính năng lưu dữ liệu. Trước tiên, trong giao diện thiết kế form bạn nhấn Close Form Editing để hoàn tất việc chỉnh sửa biểu mẫu. Cuối cùng chọn File > Save As > Reader Extended PDF > Enable Additional Features, vậy là xong.

4. Sử dụng mã JavaScript

Thông thường khi sử dụng biểu mẫu sẽ liên quan đến một ngôn ngữ lập trình nào đó và ngôn ngữ mà Acrobat hỗ trợ là JavaScript. Trong bảng Tasks, bạn chọn Other Tasks > JavaScript > JavaScript Debugger, hộp thoại JavaScript Debugger sẽ xuất hiện. Giao diện của hộp thoại này rất thân thiện chỉ bao gồm các thành phần cơ bản. Ở khung View bạn chọn Console để nhập mã vào khung soạn thảo bên dưới.

Với các công cụ của form bạn cũng có thể chèn mã JavaScript. Bạn mở thẻ Actions, trong hộp Select Action chọn mục Run a JavaScript. Hộp thoại JavaScript Editor sẽ hiện ra để bạn nhập mã vào, xong nhấn OK.

5. Hỗ trợ kết nối với cơ sở dữ liệu

Acrobat có thể kết nối với cơ sở dữ liệu thông qua công cụ ADBC. Để sử dụng ADBC , yêu cầu máy tính của bạn cần phải cài đặt sẵn chương trình quản lý cơ sở dữ liệu. Sau đó, trong khung soạn thảo JavaScript bạn dùng các câu lệnh SQL để kết nối với cơ sở dữ liệu và thực hiện các công việc như thêm dữ liệu mới, cập nhật, xoá.

Để hiểu rõ hơn tính năng tạo form cho PDF bạn có thể tham khảo thêm tại địa chỉ http://help.adobe.com/en_US/acrobat/pro/using/index.html.